Як організувати віддалене робоче місце бухгалтера на Windows VPS

Бухгалтеру потрібен доступ до облікової бази, документів і звітів незалежно від того, працює він в офісі чи вдома. Один зі способів організувати таку роботу — розмістити програми та файли на Windows VPS. Хостинг-провайдери вже надаються віртуальні сервери на кшталт https://cityhost.ua/uk/vds/ з предустановленою ліцензійною Windows Server. Працівник підключається до віддаленого робочого столу зі свого комп’ютера, а обробка даних відбувається на сервері. Розберімося, що перевірити перед замовленням і як підготувати систему до щоденної роботи.

Коли бухгалтерії потрібен віддалений сервер

Якщо облік веде одна людина в програмі, що працює безпосередньо на її комп’ютері, переносити її на сервер може бути зайвим. Потреба виникає, коли з однією базою працюють кілька фахівців, бухгалтеру потрібен доступ із різних місць або компанія хоче зберігати робочі дані в одному середовищі.

Віртуальний виділений сервер VPS дає змогу встановити облікову програму, розмістити її базу та налаштувати окремі облікові записи для працівників. Наприклад, на Windows Server можна розгорнути українську систему ISpro для ведення обліку та M.E.Doc для звітності й електронного документообігу. Коли бухгалтер працює через віддалений робочий стіл, на сервері відкриваються ті самі програми й документи, що були б доступні йому в офісі. Це зручно, наприклад, для компанії, де штатний бухгалтер веде поточний облік, а головний бухгалтер періодично перевіряє документи та готує звітність.

Втім, сам факт перенесення програми на VPS-сервер не гарантує зручної роботи. Потрібно з’ясувати, чи підтримує вона Windows Server і багатокористувацький режим, де має розміщуватися база даних та які ресурси рекомендує розробник. Якщо програма залежить від локального принтера, сканера або USB-токена, спосіб роботи з ними також варто перевірити до перенесення.

Читайте також: Рівтін Максим, засновник Cityhost.ua: Аналітика вимог НБУ до фінансових установ щодо використання хмарної інфраструктури.

Як вибрати конфігурацію та підготувати робочі місця

Почніть не з тарифу, а з переліку програм і кількості людей, які працюватимуть одночасно. Для двох бухгалтерів із невеликою базою може вистачити Windows VPS. Якщо ж кілька працівників постійно працюють із великими базами або на сервері планують розмістити й інші корпоративні програми, можна орендувати виділений сервер на https://cityhost.ua/uk/server/ або в іншого провадера. У будь-якому разі конфігурацію підбирають за вимогами програм і бази даних, а не лише за кількістю робочих місць.

Перед замовленням перевірте:

• сумісність програм із версією Windows Server, вимоги до процесора, оперативної пам’яті та диска;

• кількість одночасних користувачів і необхідні ліцензії для облікового ПЗ, бази даних та віддаленого доступу;

• обсяг чинної бази, документів і резервних копій, а також очікуване зростання цих даних.

Ліцензування віддаленого доступу потребує окремої уваги. Два стандартні RDP-сеанси Windows Server призначені для адміністрування, тому їх не можна використовувати як робочі місця бухгалтерів. Для щоденної роботи через віддалений робочий стіл потрібні додаткові ліцензії. У Cityhost їх можна замовити і для Windows VPS — під час оформлення сервера або згодом у панелі керування. Кількість ліцензій визначають за числом працівників, яким потрібен такий доступ.

Після вибору VPS Windows адміністратор встановлює програми, переносить базу та створює для кожного працівника окремий обліковий запис. Базу краще переносити після узгодження часу з бухгалтерією: поки триває копіювання, ніхто не має вносити в неї нові записи. Далі потрібно перевірити цілісність даних і виконати кілька звичних операцій — відкрити документи за попередні періоди, сформувати звіт, зберегти новий документ.

Права доступу налаштовують відповідно до обов’язків. Бухгалтеру зазвичай не потрібні права адміністратора сервера, а працівнику, який лише переглядає документи, — можливість змінювати облікову базу. Якщо використовуються електронні підписи, заздалегідь визначте, як саме працівники підписуватимуть документи. Особисті ключі не слід складати в спільну папку на сервері.

Як захистити бухгалтерські дані

Кожному бухгалтеру створюють окремий обліковий запис і надають доступ лише до потрібних програм та документів. Підключення до віддаленого робочого столу краще організувати через VPN, щоб не відкривати RDP-доступ до сервера для всього інтернету. Коли працівник звільняється, його обліковий запис блокують.

Другий обов’язковий крок — резервне копіювання облікової бази та робочих документів. Копії потрібно зберігати окремо від VPS-сервера: тоді дані можна буде відновити, навіть якщо з ним виникне проблема. Перед початком роботи варто перевірити відновлення бази з копії, а не покладатися лише на повідомлення про успішне копіювання.